Trong môi trường kinh doanh ngày nay, dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định chiến lược. Dashboard, hay bảng điều khiển, là công cụ trực quan giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân tích các chỉ số quan trọng. Việc sử dụng dashboard không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn hỗ trợ các nhà quản lý nắm bắt thông tin kịp thời, từ đó đưa ra những quyết định chính xác và nhanh chóng. Cùng tìm hiểu top 5  quy tắc vàng khi thiết kế dashboard cho doanh nghiệp để có được những dashboard hiệu quả nhất. 

Quy tắc 1: Xác định mục tiêu cụ thể

Đảm bảo Dashboard được thiết kế theo mục đích sử dụng rõ ràng

Khi thiết kế dashboard cho doanh nghiệp, việc xác định rõ mục tiêu sử dụng là điều kiện tiên quyết để đảm bảo rằng công cụ này thực sự hữu ích. Dashboard không phải là một công cụ “đa năng” cho tất cả mọi người, mà cần được thiết kế đặc biệt cho những mục đích cụ thể. Ví dụ, một dashboard cho bộ phận bán hàng sẽ cần tập trung vào các chỉ số như doanh thu, số lượng sản phẩm bán ra, và hiệu quả chiến dịch tiếp thị. Trong khi đó, một dashboard dành cho bộ phận tài chính lại sẽ chú trọng vào các số liệu liên quan đến chi phí, lợi nhuận, và dòng tiền.

Để đảm bảo tính hiệu quả, trước khi bắt tay vào thiết kế, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

• Mục đích chính của dashboard là gì? (Quản lý bán hàng, theo dõi hiệu suất tài chính, phân tích thị trường,...)
• Đối tượng sử dụng dashboard là ai? (Nhà quản lý, nhân viên, hay bộ phận cụ thể nào?)

• Dữ liệu nào là quan trọng và cần được theo dõi thường xuyên?

• Việc trả lời được những câu hỏi này sẽ giúp bạn định hướng rõ ràng khi thiết kế và sử dụng các công cụ trực quan hiệu quả nhất.

Phân tích các mục tiêu quan trọng cho các bộ phận

Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ có những nhu cầu và mục tiêu riêng biệt khi sử dụng dashboard. Do đó, bạn cần tùy chỉnh dashboard sao cho phù hợp với từng bộ phận. Ví dụ: 

Bộ phận Marketing: Dashboard của bộ phận marketing nên tập trung vào các chỉ số như lượng truy cập website, tỷ lệ chuyển đổi, ROI của chiến dịch quảng cáo, và mức độ tương tác của khách hàng với các chiến dịch email hay mạng xã hội.

Bộ phận Sales: Dashboard cho bộ phận bán hàng cần thể hiện các chỉ số liên quan đến doanh thu, đơn hàng, tỉ lệ chốt hợp đồng, số lượng khách hàng tiềm năng, và hiệu suất của từng nhân viên bán hàng.

Bộ phận Tài Chính: Bộ phận tài chính thường xuyên theo dõi các chỉ số tài chính quan trọng như dòng tiền, chi phí, lợi nhuận, các khoản nợ phải thu, và tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI).

Khi xác định mục tiêu cho từng bộ phận, việc hiểu rõ nhu cầu của họ sẽ giúp bạn thiết kế dashboard sao cho phù hợp và có giá trị sử dụng cao nhất.

>> Xem thêm: Top 10 thách thức về dữ liệu mà doanh nghiệp phải đối mặt

Quy Tắc 2: Đơn giản hóa giao diện

Cách giữ cho giao diện không bị quá tải thông tin

Một trong những sai lầm phổ biến khi thiết kế dashboard là làm cho giao diện quá phức tạp và chứa quá nhiều thông tin. Mặc dù dữ liệu rất quan trọng, nhưng một dashboard chứa đầy các biểu đồ, bảng biểu và thông tin không liên quan có thể khiến người dùng cảm thấy choáng ngợp và mất phương hướng.

Để tránh điều này, bạn nên:

• Chỉ hiển thị thông tin cần thiết: Tập trung vào những chỉ số quan trọng nhất, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt tình hình tổng thể mà không phải lướt qua hàng trăm thông tin không cần thiết.
• Sắp xếp thông tin hợp lý: Chia nhỏ các mục và bố trí các yếu tố theo thứ tự ưu tiên. Chẳng hạn, các thông tin quan trọng nhất nên được đặt ở vị trí dễ nhìn thấy ngay khi mở dashboard, còn các thông tin ít quan trọng hơn có thể ẩn dưới các tab hoặc biểu đồ phụ.
• Sử dụng khoảng trắng hợp lý: Khoảng trắng (white space) là một yếu tố quan trọng trong thiết kế giao diện, giúp làm nổi bật những thông tin quan trọng và giảm sự rối mắt.

Những yếu đó cần có để giúp dashboard dễ hiểu, dễ sử dụng

Khi thiết kế giao diện dashboard, mục tiêu cuối cùng là giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và sử dụng mà không gặp phải rào cản về kỹ thuật. Dưới đây là những yếu tố cần thiết để đạt được điều này:

• Giao diện trực quan: Các biểu đồ, đồ thị và bảng cần được thiết kế sao cho dễ nhìn và dễ hiểu, sử dụng màu sắc hợp lý để phân biệt các loại dữ liệu khác nhau.
• Tương tác dễ dàng: Người dùng cần có khả năng tương tác với dashboard, như lọc dữ liệu, thay đổi khoảng thời gian, hoặc thay đổi các chỉ tiêu phân tích mà không gặp phải sự cố kỹ thuật.
• Tính năng tìm kiếm và điều hướng dễ dàng: Người dùng cần có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin hoặc chuyển đổi giữa các phần của dashboard mà không cảm thấy bối rối.
• Cập nhật thời gian thực: Đảm bảo rằng các dữ liệu trên dashboard luôn được cập nhật theo thời gian thực để người dùng có thể đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.

>> Xem thêm: Top 10 tips thiết kế Power BI Dashboard đơn giản, chính xác

Quy Tắc 3: Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng 

Thiết kế tương thích với thiết bị di động

Trong thời đại số hóa hiện nay, hầu hết người dùng đều có xu hướng truy cập các công cụ và phần mềm từ nhiều thiết bị khác nhau, đặc biệt là điện thoại di động và máy tính bảng. Chính vì vậy, việc thiết kế dashboard sao cho tương thích với các thiết bị di động là yếu tố rất quan trọng.

• Giao diện responsive: Dashboard cần tự động điều chỉnh để hiển thị tối ưu trên mọi kích thước màn hình, giúp người dùng có thể dễ dàng truy cập, theo dõi và tương tác với các dữ liệu ngay cả khi không có máy tính bên cạnh.
• Trải nghiệm người dùng nhất quán: Trên thiết bị di động, các yếu tố như phóng to/thu nhỏ, điều hướng menu và thao tác kéo thả cần phải linh hoạt và dễ sử dụng. Đảm bảo rằng các tính năng cốt lõi của dashboard không bị giảm đi hoặc bị mất khi sử dụng trên các thiết bị di động.
• Trải nghiệm người dùng mượt mà trên mọi thiết bị sẽ giúp tăng tính tương tác và giảm thiểu khả năng người dùng bỏ qua hoặc bỏ dở dashboard vì cảm thấy bất tiện khi sử dụng trên điện thoại di động.

Cải thiện khả năng tương tác và tùy chỉnh của Dashboard

Một dashboard không chỉ là nơi hiển thị thông tin mà còn là công cụ hỗ trợ người dùng tương tác với dữ liệu một cách linh hoạt và hiệu quả. Chính vì vậy, khả năng tùy chỉnh và tương tác cao sẽ giúp người dùng khai thác thông tin một cách tốt nhất.

• Tính năng lọc và phân loại dữ liệu: Người dùng cần có khả năng lọc các chỉ số, thay đổi khoảng thời gian và các tiêu chí xem dữ liệu để có cái nhìn rõ ràng hơn về các xu hướng. Ví dụ, họ có thể chọn xem dữ liệu của tháng này so với tháng trước hoặc so với cùng kỳ năm ngoái.
• Tùy chỉnh giao diện: Dashboard nên cho phép người dùng thay đổi giao diện theo nhu cầu, như thay đổi cách bố trí các bảng biểu, biểu đồ hoặc thậm chí thay đổi màu sắc các chỉ số để dễ dàng theo dõi các thông tin quan trọng.
• Sử dụng màu sắc một cách có chiến lược: Màu sắc có thể giúp người dùng dễ dàng phân biệt các loại dữ liệu và nhận diện các chỉ số quan trọng. Tuy nhiên, đừng lạm dụng màu sắc, hãy sử dụng nó để làm nổi bật thông tin mà thôi.
• Đảm bảo tính nhất quán trong thiết kế: Các yếu tố giao diện như biểu đồ, bảng, và các chỉ số cần có sự nhất quán về kiểu dáng và màu sắc. Điều này giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng dashboard một cách nhanh chóng.

Quy Tắc 4: Tích hợp các dữ liệu quan trọng

Một trong những yếu tố quan trọng để xây dựng một dashboard hiệu quả là đảm bảo các dữ liệu được kết nối từ những nguồn tin cậy và có liên quan đến mục tiêu sử dụng. Đối với các doanh nghiệp, việc có được dữ liệu chính xác và cập nhật là rất quan trọng.

• Nguồn dữ liệu đáng tin cậy: Đảm bảo rằng các dữ liệu được lấy từ các hệ thống quản lý chính như CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), hoặc các công cụ phân tích web như Google Analytics. Những hệ thống này sẽ cung cấp dữ liệu chính xác và có thể tin cậy để tạo ra những báo cáo chính xác.
• Dữ liệu đồng bộ: Việc tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau cần được thực hiện sao cho các dữ liệu này được đồng bộ và cập nhật liên tục. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, tránh tình trạng dữ liệu cũ hoặc không khớp nhau giữa các hệ thống.

Quy Tắc 5: Cập nhật và theo dõi liên tục 

Một dashboard không phải là công cụ "lắp đặt xong là xong", mà cần được duy trì và cập nhật liên tục để đảm bảo rằng các dữ liệu luôn chính xác và phù hợp với tình hình thực tế. Các chỉ số, mục tiêu và dữ liệu trong doanh nghiệp có thể thay đổi theo thời gian, và một dashboard cũ kỹ, không được cập nhật có thể dẫn đến những quyết định sai lầm. Vì vậy, việc theo dõi và cập nhật dashboard là rất quan trọng.

• Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực: Các thông tin trong dashboard phải được cập nhật liên tục, đặc biệt là đối với những dữ liệu quan trọng như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, hay dữ liệu bán hàng. Việc này giúp các nhà quản lý luôn có cái nhìn chính xác và kịp thời.
• Điều chỉnh mục tiêu và chỉ số khi cần thiết: Mục tiêu và chỉ số trên dashboard có thể thay đổi theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, hãy thường xuyên xem xét và điều chỉnh các yếu tố này để phù hợp với mục tiêu mới hoặc tình hình thị trường thay đổi.

Quy Tắc 6: Đánh giá và tối ưu Dashboard sau khi triển khai

Sau khi triển khai dashboard, việc theo dõi hiệu quả và tối ưu hóa dashboard là bước không thể thiếu để đảm bảo rằng nó luôn phục vụ tốt cho nhu cầu người dùng.

• Đánh giá mức độ hiệu quả của dashboard: Để đánh giá, bạn cần thu thập phản hồi từ người dùng (các bộ phận trong công ty) về tính hữu ích, dễ sử dụng và tính chính xác của thông tin. Các câu hỏi có thể bao gồm: "Dashboard có giúp bạn ra quyết định nhanh chóng không?", "Có bao nhiêu lần bạn phải tìm kiếm thêm dữ liệu ngoài dashboard?"...
• Phân tích dữ liệu người dùng: Một phương pháp đánh giá khác là phân tích cách người dùng tương tác với dashboard, xem họ có thường xuyên sử dụng các tính năng quan trọng hay không, và có gặp khó khăn gì trong việc truy cập thông tin không.
• Tối ưu hóa giao diện và chức năng: Dựa trên phản hồi của người dùng, bạn có thể thực hiện những cải tiến như thay đổi giao diện, thêm tính năng mới, hoặc tinh giản các phần không cần thiết. Việc cải tiến liên tục sẽ giúp dashboard trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực và nâng cao hiệu quả công việc.

Lợi ích của một Dashboard được thiết kế chuẩn 

Cải thiện hiệu suất làm việc và khả năng ra quyết định 

Một dashboard được thiết kế chuẩn sẽ tạo ra những lợi ích rõ ràng và có giá trị cho doanh nghiệp. 

• Nhanh chóng tiếp cận thông tin: Khi mọi dữ liệu quan trọng được hiển thị rõ ràng và dễ hiểu, người dùng sẽ không phải mất thời gian tìm kiếm hoặc phân tích các báo cáo phức tạp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.

• Ra quyết định chính xác hơn: Việc có dữ liệu đáng tin cậy và cập nhật liên tục giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược đúng đắn và kịp thời, tránh được những rủi ro không đáng có và tối ưu hóa các cơ hội kinh doanh.
• Tạo ra sự minh bạch và dễ dàng truy cập thông tin cho các bộ phận
• Một dashboard được thiết kế tốt không chỉ giúp cá nhân hay nhóm quản lý theo dõi dữ liệu, mà còn tạo ra sự minh bạch và dễ dàng chia sẻ thông tin giữa các bộ phận trong công ty.
• Truy cập dễ dàng: Các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, như marketing, bán hàng, tài chính, đều cần tiếp cận thông tin kịp thời để đưa ra các quyết định phù hợp. Dashboard giúp mọi người trong tổ chức có quyền truy cập vào những dữ liệu quan trọng mà không cần phải xin phép hay tìm kiếm qua nhiều nguồn khác nhau.
• Minh bạch hóa thông tin: Khi thông tin được hiển thị một cách rõ ràng và dễ hiểu, các bộ phận khác nhau sẽ có cái nhìn chung về tình hình của công ty, từ đó phối hợp tốt hơn trong việc đạt được mục tiêu chung.

Tóm lại, một dashboard được thiết kế chuẩn sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả công việc, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai.

Học viện công nghệ MCI cung cấp các khóa học chuyên sâu và toàn diện, giúp doanh nghiệp trang bị những kiến thức và kỹ năng đột phá, từ đó trở thành chuyên gia trong lĩnh vực dữ liệu và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số hiệu quả, nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững.

Thông tin liên hệ: 

• Địa chỉ: Tầng 5, Tòa nhà Star City, 23 Lê Văn Lương, Phường Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội.
• Tư vấn khóa học: 0352.433.233
• Tư vấn đào tạo doanh nghiệp: 0988.228.745
• CSKH: cskh@mcivietnam.com