🎯 Mục Tiêu Automation

• Tiết kiệm thời gian nhập liệu: Loại bỏ copy/paste thủ công.

• Lead được phân phối nhanh: Team sales nhận thông báo trong vài giây.

• Đảm bảo dữ liệu sạch: Kiểm tra trùng trước khi tạo lead → không bị “CRM rác”.

• Tăng tỷ lệ chốt đơn: Khách nhận phản hồi nhanh hơn → trải nghiệm mượt mà hơn.

🛠 Chuẩn Bị Trước Khi Triển Khai

1. Nguồn Dữ Liệu Lead

• Google Form / Typeform → lưu trực tiếp vào Google Sheets.

• Landing page / Facebook Lead Ads → push về Google Sheets hoặc webhook.

2. CRM & API

• HubSpot: cần API key hoặc Private App token.

• Pipedrive: cần API token cá nhân (hoặc OAuth cho multi-user).

3. n8n Platform

• n8n Cloud (dễ cài đặt, không cần quản lý server)

• hoặc Self-host (cài trên VPS, chủ động scale & backup).

4. Mapping Trường Dữ Liệu

• Tên, Email, SĐT, Nguồn, Ghi chú.

• Nếu CRM có custom field → mapping trước trong CRM để tránh lỗi khi push dữ liệu.

💡 Pro Tip: Chuẩn hóa format số điện thoại và email trước khi đẩy (remove space, lowercase email) → giúp tránh tạo trùng lead.

🔧 Thiết Kế Workflow Step-by-Step

🟢 Step 1: Google Sheets Trigger

• Node: Google Sheets → Trigger: New Row Added.

• Lấy dữ liệu khách hàng mới ngay khi có row mới được thêm.

🟡 Step 2: Kiểm Tra Trùng Lead (Deduplication)

• Node: HTTP Request → HubSpot Search API (theo email).

• IF Node:

  • True: Không có lead trùng → chuyển sang bước tạo lead.

  • False: Lead đã tồn tại → Slack/Email thông báo team, skip bước tạo mới.

🔵 Step 3: Tạo Lead Trong CRM

🏷 HubSpot

POST /crm/v3/objects/contacts

{
  "properties": {
    "email": "{{$json['Email']}}",
    "firstname": "{{$json['Tên']}}",
    "phone": "{{$json['SĐT']}}",
    "source": "Google Form"
  }
}

🏷 Pipedrive

POST /persons với body tương tự (map đúng field name trong Pipedrive).

🟠 Step 4: Gửi Thông Báo Cho Sales

• Slack Node → gửi thông tin lead vào kênh #sales-leads.

• Nội dung gợi ý:

  🎯 Lead Mới!
  👤 {{$json["Tên"]}}
  📧 {{$json["Email"]}}
  📞 {{$json["SĐT"]}}
  🏷 Nguồn: Google Form
  

• Có thể gắn link trực tiếp đến bản ghi trong CRM để sales click vào ngay.

🗂 Step 5: Ghi Log & Audit

• Ghi lại toàn bộ lead đã tạo + timestamp vào Google Sheet hoặc Notion.

• Nếu có lỗi → ghi lại error message để dễ debug.

⚠ Thách Thức & Cách Giải Quyết

• Trùng Lead: luôn check email/phone trước khi tạo → giảm rác trong CRM.

• API Rate Limit: HubSpot/Pipedrive giới hạn request/phút → thêm Delay node nếu import số lượng lớn.

• Bảo Mật: không hard-code API key → dùng Credential Manager.

• Field mismatch: đảm bảo mapping đúng tên field trong CRM, nhất là custom field.

🏎 Tips Tối Ưu Workflow

✅ SplitInBatches: xử lý từng nhóm 50–100 lead để tránh nghẽn API.
✅ Clean Data Node: loại bỏ ký tự thừa, chuẩn hóa định dạng trước khi push.
✅ Lead Scoring: dùng OpenAI Node → gán điểm lead dựa trên nguồn, domain email.
✅ Error Workflow: tạo workflow riêng để handle khi CRM trả về lỗi → gửi cảnh báo Slack.
✅ Realtime Feedback: gửi email cảm ơn khách hàng ngay sau khi submit form → tăng thiện cảm.

🚀 Kết Luận – Lead Vào CRM “Trong 1 Nốt Nhạc”

Khi bạn triển khai workflow này, team sales sẽ:

• Không còn mất thời gian nhập tay → tập trung chăm sóc khách.

• Nhận lead nóng ngay lập tức → tăng tỷ lệ chuyển đổi.

• Có dữ liệu chuẩn, sạch → dễ làm báo cáo pipeline & ROI marketing.

📞 Hotline: 0352.433.233
📧 Email: cskh@mcivietnam.com