Case Study 01: An Ninh Mạng

Các cuộc tấn công mạng đã rung lên hồi chuông cảnh báo xu hướng toàn cầu về tội phạm mạng nhắm vào các tổ chức, doanh nghiệp. Mặc dù họ đã có một số phương pháp để đối phó với các hành vi độc hại như virus và tấn công phần mềm độc hại, tuy nhiên vẫn cần có thêm các kế hoạch để đối phó với các mối đe dọa ngày càng tinh vi của các cuộc tấn công mạng.

Một doanh nghiệp cung cấp nước của Chính phủ với hơn 700 nhân viên và doanh thu hàng năm khoảng 1 tỷ đô la đã kiểm tra và phát hiện họ cần cải thiện an ninh mạng của một số phòng ban quan trọng. Vì vậy, họ cần xây dựng các kế hoạch mới để ứng phó với các cuộc tấn công mạng ngày càng tinh vi và đã tìm đến Chuyên viên Phân tích Nghiệp vụ (Business Analyst) để giúp họ giải quyết vấn đề này.

Cách Business Analyst (BA) tiếp cận vấn đề

• Thực hiện khảo sát thị trường để hiểu rõ hơn về các mối đe dọa an ninh mạng đối với các công ty trong cùng lĩnh vực và các phương pháp tiếp cận tốt nhất.
• Xác định các bên liên quan để đảm bảo doanh nghiệp hiểu rõ phạm vi và mức độ nghiêm trọng của các vấn đề tiềm ẩn.
• Phân tích sâu hơn về các vấn đề thông qua phân tích quy định, các buổi thảo luận mang tính sáng tạo và đánh giá dựa trên các quy trình hiện có.
• Viết và đưa ra nhiều trường hợp kinh doanh (business case) được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu cấp bách và kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp.

Kết quả đạt được

• Đề xuất 6 Business cases, bao gồm ngân sách yêu cầu, nhu cầu kinh doanh và lý do đầu tư.
• Hoàn thành Bản kế hoạch ngắn gọn trình bày tổng quan về các đầu công việc và cách chúng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
• Quản lý thành công các thay đổi về phạm vi khi Business case phát triển từ một case lớn thành nhiều case nhỏ khác nhau.

Kết quả, họ nhận được phản hồi tích cực từ doanh nghiệp: "Chúng tôi rất biết ơn về đóng góp giá trị mà các bạn đã mang lại cho dự án của chúng tôi. Nó thực sự rất hiệu quả và sẽ giúp chúng tôi đưa ra nhiều quyết định tốt hơn về vấn đề quản trị an ninh mạng trong tương lai, hơn là chỉ dựa vào hiểu biết sơ lược của chúng tôi.”

Case Study 02: Tài Chính

Sự phát triển vượt bậc của thời đại 4.0 đã thúc đẩy ngành Tài chính cần phải nhanh chóng đổi mới bằng cách sử dụng công nghệ để cải thiện hiệu quả và tính cạnh tranh. Do vậy, một doanh nghiệp tài chính với vốn hóa thị trường lên tới 4,7 tỷ đô la đã tìm đến những Chuyên viên Phân tích Nghiệp vụ (Business Analyst) để thay đổi và cải tiến hệ thống tài chính của mình. Họ nhận thấy đây sẽ là cơ hội tốt để gia tăng thị phần nếu họ nâng cao hiệu suất hoạt động của toàn bộ tổ chức.

Cụ thể, doanh nghiệp muốn cải tiến quy trình cho vay và hệ thống chung bằng cách tích hợp 3 hệ thống mới vào hệ thống cốt lõi đã tồn tại hơn một thập kỷ. Hệ thống cốt lõi được kết nối với một số hệ thống nội bộ khác nhau, nhưng hầu như không có hoặc có rất ít sự tích hợp giữa các hệ thống này và chính điều này đã dẫn đến quy trình kinh doanh không liền mạch, trải nghiệm khách hàng không tốt. Ngoài ra, thông tin về khách hàng của doanh nghiệp bị trùng lặp nhiều và thường không chính xác do phải nhập liệu thủ công vào nhiều hệ thống IT khác nhau, khiến cho công việc bị ảnh hưởng xấu và việc giao tiếp với khách hàng cũng trở nên khó khăn hơn.

Cách Business Analyst (BA) tiếp cận vấn đề

• Yêu Cầu Dữ Liệu Theo Quy Trình: BA sử dụng các yêu cầu về dữ liệu theo từng bước trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp để hiểu rõ về môi trường tài chính phức tạp và làm việc trực tiếp với các chuyên viên trong công ty để thiết kế tích hợp hệ thống, giúp giảm rủi ro, cải thiện chất lượng dữ liệu và giảm chi phí.
• Hợp Tác với Các Bên Liên Quan: BA cộng tác với các bên liên quan và nhà cung cấp trên toàn tổ chức để đạt được sự đồng thuận, từ đó phát triển các đặc tả, quản lý nhà cung cấp rồi thí điểm và triển khai thông qua chương trình tích hợp.
• Bảo Đảm Chức Năng Cập Nhật: Vì hệ thống cốt lõi được sử dụng cho tất cả các báo cáo chỉ số trong tổ chức, bao gồm cả các chỉ số vận hành và số liệu tài chính. Vậy nên, điều quan trọng là các hệ thống mới không ảnh hưởng đến các báo cáo hiện có khi ra mắt.
• Hiểu Biết Về Dữ Liệu và Tích Hợp: Để làm được điều này, BA không những cần hiểu về dữ liệu trong mỗi hệ thống mà còn cả cách chúng sẽ được tích hợp. Điều này đòi hỏi phải phân tích chi tiết để tạo ra một số tài liệu, bao gồm Sơ đồ Quan Hệ Thực Thể Logic (Logical Entity Relationship Diagrams), Từ Điển Dữ Liệu (Data Dictionaries) và cuối cùng là mô hình chuẩn từ nguồn đến đích (canonical model).

Kết quả đạt được

• Tích Hợp Giữa Các Hệ Thống IT Phức Tạp: Đảm bảo sự kết nối và hoạt động mượt mà giữa các hệ thống công nghệ thông tin phức tạp.
• Cải Thiện Quy Trình Kinh Doanh End-To-End: Tối ưu hóa và làm cho các quy trình kinh doanh trở nên liền mạch và mượt mà hơn.
• Tăng Cường Sự Đồng Bộ Giữa Doanh Nghiệp và Phần Mềm: Đảm bảo phần mềm và các quy trình kinh doanh được điều chỉnh phù hợp với nhau.
• Giảm Thiểu Sự Trùng Lặp Dữ Liệu: Loại bỏ tình trạng trùng lặp thông tin trong các hệ thống.
• Cải Thiện Chất Lượng Dữ Liệu Dẫn Đến Khả Năng Đưa Ra Báo Cáo Tốt Hơn: Nâng cao chất lượng dữ liệu giúp cải thiện rõ rệt khả năng báo cáo thời gian thực.
• Cung Cấp Tầm Nhìn Rõ Ràng Về Vòng Đời Của Dữ Liệu Từ Hệ Thống Nguồn Đến Hệ Thống Đích: Hiểu rõ quá trình dữ liệu di chuyển từ hệ thống nguồn đến hệ thống đích.

Như vậy, có thể nói rằng BA là một trung gian giữa doanh nghiệp và bộ phận công nghệ thông tin. Họ thấu hiểu yêu cầu của khách hàng, dựa vào đó để phân tích và đưa ra những giải pháp phù hợp nhất với “nỗi đau” của khách hàng để từ đó đồng hành cùng khách hàng trên con đường cải tiến để trở nên tốt đẹp hơn.